BLOQUE 3. HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA LA CREACIÓN Y EDICIÓN DE CONTENIDOS: GOOGLE DRIVE.

1. Introducción

 Una de las tareas iniciales de cualquier docente, como todos sobradamente sabéis, es la elaboración de los contenidos para los cursos en los que vamos a participar como docentes.

Para ello habitualmente utilizamos como mínimo un procesador de textos y muy habitualmente algún software para realizar presentaciones electrónicas. En la mayoría de los casos utilizamos las herramientas que vienen preinstaladas en nuestro equipo informático cuando lo hemos adquirido, pero cuando nos encontramos con la famosa ventana de ingresar el número de serie para activar la licencia, o cuando los alumnos necesitan terminar un trabajo para presentar y … no les permite editar más … claro, están usando una herramienta de una empresa comercial que condiciona su uso a cambio del pago de una licencia.

Para evitar estos contratiempos, así como respetar los derechos de autor del software, es aconsejable utilizar herramientas libres de las cuales muchas son gratuitas, como alternativas a las herramientas comerciales.

Entre ellas, disponemos de dos muy conocidas, son: Libre Office y Google Drive.

Nos centraremos en Google Drive.

2. Google Drive.

Google Drive es un servicio online de almacenamiento de archivos gratuito para los usuarios que dispongan de una cuenta de Gmail, que permite a dichos usuarios crear nuevos documentos y editar y compartir los almacenados, tanto los creados con Drive como los de otros formatos.

Entre las ventajas que presenta, destacan:

• Almacenamiento online: Acceso en cualquier momento y lugar. Google Drive está alojado de forma segura en los servidores de Google (Cloud Computing), lo que ofrece la posibilidad de trabajar desde cualquier puesto de trabajo, en casa, cuando vas de un lugar a otro, a través del teléfono móvil e incluso sin conexión.
• Incluye una serie de herramientas de gestión de documentos integradas en el mismo entorno.
• Compatible con todos los sistemas operativos: Google Drive funciona en el navegador de equipos Windows, Mac OS, Android y Linux, entre otros y es compatible con formatos comunes como .doc, .xls, .ppt y .pdf, y con los formatos de Openoffice y LibreOffice.
• Archivos fáciles de subir y de compartir: Es posible acceder a los archivos guardados en Google Drive en todo momento. Además, se realiza automáticamente una copia de seguridad online de todos los archivos.
• Controles de acceso seguro: Los administradores pueden gestionar los permisos para el uso compartido de archivos en todo el sistema y los propietarios de documentos pueden compartir y suspender en cualquier momento el acceso a los archivos.
• Actualmente ofrece 15 Gb de almacenamiento gratuito por cuenta.

Tipos de documentos de Drive:

Google Drive incluye una serie de herramientas que permiten gestionar diferentes tipos de documentos como son:

• Documentos de texto: Procesador de texto online que te permite crear y dar formato a documentos de texto, además de colaborar con otras personas en tiempo real, siendo algunas de sus funcionalidades más relevantes las siguientes:
  • Subir un documento de Word y convertirlo en un documento de google.
  • Dar estilo y formato a tus documentos ajustando los márgenes, interlineados, fuentes y colores.
  • Invitar a otros usuarios a colaborar en un documento y permitirles ver, modificar o comentar.
  • Colaborar online en tiempo real y chatear con otros colaboradores desde el documento mismo.
  • Ver el historial de revisiones de tus documentos y volver a cualquier versión anterior.
  • Descargar documentos de Google Docs en tu ordenador en los formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
  • Traducir un documento a otro idioma.
  • Enviar tus documentos como archivos adjuntos a otras personas.

• Hojas de cálculo: Aplicación de hojas de cálculo online que te permite crear y dar formato a hojas de cálculo, además de colaborar simultáneamente con otras personas, destacando entre sus posibilidades:
  • Importar y convertir datos en formato Excel, .csv, .txt y .ods a una hoja de cálculo de Google.
  • Exportar datos en formato Excel, .csv, .txt y .ods, así como archivos PDF y HTML.
  • Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén modificando tu hoja de cálculo.

• Presentaciones: Aplicación de presentaciones online que te permite mostrar tu trabajo de modo visual, incluyendo además de las operaciones habituales de este tipo de herramientas la posibilidad de importar archivos .pptx y .pps y convertirlos en presentaciones de Google, descargar tus presentaciones como archivos .pdf, .ppt, .svg, .jpg o .txt.

• Dibujos: Herramienta online que te permite diseñar dibujos vectoriales de forma intuitiva.

• Formularios: Herramienta que permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de información de forma fácil y sencilla. Un formulario de Google puede conectarse a una hoja de cálculo de Google. Si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a la hoja de cálculo. De no ser así, los usuarios pueden verlas en la página “Resumen de respuestas”, accesible desde el menú “Respuestas”.

Gestión de documentos:

Google Drive permite subir, editar y modificar distintos tipos de archivos, textos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos,…

El proceso para iniciar un documento es mediante el botón rojo “CREAR”, que se encuentra en la parte izquierda. 

Y a continuación, seleccionamos el tipo de documento, por ejemplo para escribir un texto, elegiríamos “Documento”. A continuación aparece el entorno de un editor de textos, al estilo de Writer o MS Word, aunque más sencillo de manejo.

Subir documentos:

Google Drive también permite almacenar documentos que hemos creado previamente en cualquier dispositivo de manera local con otras aplicaciones diferentes a Drive, pudiendo subir dicho archivo desde el dispositivo local mediante el botón “SUBIR ARCHIVOS”.

Una vez seleccionado y subido, nos mostrará una ventana similar a la siguiente:

En este punto cabe destacar que se puede configurar la subida de archivos que no hayan sido creados con Drive de diversas formas:

• Activar conversión/Desactivar:
  • Convertir los archivos que has subido al formato de Google Drive: si no convertimos al formato de Google Drive el archivo subido no se podrá editar online, simplemente será almacenado y para modificarlo habrá que descargarlo y después volver a subirlo, sin olvidarnos que una vez subamos el segundo documento tendremos que eliminar el primer documento. El documento convertido a formato Google Drive puede ser editado online por los usuarios y después ser descargado en el formato que elija el usuario.
  • Convertir texto de los archivos PDF o de imagen subidos: es importante considerar que la conversión no siempre se realiza totalmente, hay documentos que se pueden perder o modificar como por ejemplo los que contengan gráficos insertados, o algún tipo de imágenes. Además no todos los formatos de archivo se convierten para poder ser editados, las imágenes simplemente se muestran con una vista previa, el audio y el vídeo simplemente se almacenan y para visualizarlos hay que descargarlos.

Compartir documentos:

Por defecto cada documento que subimos o creamos es de uso exclusivamente personal. Si deseamos compartirlo debemos configurar los permisos del documento pudiendo realizarlo con las siguientes opciones:

1. Enlace para compartir: nos facilita la URL del documento, antes de copiarlo hay que configurar los permisos de privacidad que queremos que tenga.
2. Comparte el enlace a través de: correo Gmail, Google+, Facebook, Twitter.
3. Quien tiene acceso:
   1. Público en la web:

Cualquier usuario de Internet puede encontrarlo y acceder a él, no es necesario iniciar sesión. Sirve para documentos cuya descarga hemos enlazado desde nuestra página web, o blog.

2. Cualquier usuario que reciba el enlace:

Para aquellos usuarios a los que nosotros enviemos un correo electrónico con la dirección del documento.

3. Privado:

Solamente accederán los usuarios que tengan permiso explícito e iniciando sesión en Google Drive (tienen que tener cuenta). Si hacemos un documento público aparece una opción nueva para configurar el permiso que tienen los usuarios sobre el documento: editar, comentar y ver.

1. Es propietario: es el titular de la cuenta.
2. Añadir a personas: desde esta opción podemos administrar los permisos para editar, comentar o ver, añadiendo direcciones de correo electrónico que podemos introducir manualmente o desde nuestra lista de contactos.

También se puede activar la casilla de notificación por correo electrónico para que aquellas personas con las que queramos compartir el documento reciban un mensaje de aviso de nuestra acción.

El usuario que abra el enlace podrá editar el documento, con las limitaciones de los permisos otorgados.

Historial de elementos procesados:

La opción historial de revisión gestiona el histórico de almacenamiento de todas las intervenciones que se han realizado en el documento identificando el autor y la acción realizada.

Para acceder al Historial de Revisión de un documento abierto debemos pulsar en Archivo > Ver historial de revisiones y aparecerá a la derecha una ventana con la relación de intervenciones.

Si se quiere recuperar una versión anterior del documento basta con seleccionarla y se previsualizará el archivo tal y como era en ese momento y aparece la opción de Restaurar esta versión. Si se restaura una versión no se pierden las posteriores, ya que la versión restaurada pasa a ser una nueva versión igual a la elegida que se coloca en primer lugar.

Si se quiere recuperar una versión anterior del documento basta con seleccionarla y se previsualizará el documento, tal y como era en ese momento y aparece la opción de “Restaurar esta versión”. Si se restaura una versión no se pierden las posteriores, ya que la versión restaurada pasa a ser una nueva versión igual a la elegida que se coloca en primer lugar.

Instalación de Google Drive en un ordenador:

Google Drive para escritorio es un programa que instala una carpeta en el equipo llamada Google Drive y que se sincroniza automáticamente con Google Drive de forma online, que se puede descargar de la siguiente URL: https://tools.google.com/dlpage/drive

Instalar Google Drive en nuestro ordenador es una opción que puede ser de gran utilidad ya que de esta manera podremos llevar archivos directamente desde las carpetas o directorios locales a las carpetas de Google Drive, copiando y pegando, o arrastrando los archivos, igual que hacemos con cualquier carpeta o archivo en un ordenador. De esta manera todos los archivos están en Mi unidad de Google Drive se sincronizarán y serán accesibles desde cualquier dispositivo.

Se puede cambiar el nombre, eliminar, reorganizar y enviar a la papelera los archivos y carpetas. Cualquier modificación se reflejará en Google Drive. La mayor ventaja es que las carpetas y archivos estarán disponibles si en algún momento no se dispone de conexión a Internet. La sincronización se realizará cada vez que se acceda a Google Drive a través de la red.

El proceso de instalación es igual a la de cualquier programa, una sucesión de ventanas en las que aceptamos los términos y damos permiso de instalación.

Una vez instalado aparecerá la carpeta de Google Drive en el directorio que hayamos escogido y por defecto se ubicará, para el sistema operativo Windows, en Mis Documentos.

En la barra inferior de la pantalla también aparecerá el icono de Google Drive y desde allí se muestran las opciones desde el dispositivo en el que lo hayamos instalado.

(Sesión del miércoles 6-04-2016)