UTILIDADES DE GOOGLE Y EVERNOTE PARA LA PRÁCTICA DOCENTE: BLOQUE 2. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

1. Transferencia de información de un medio a otro. La nube.

En este bloque vamos a estudiar dos herramientas que te van a permitir disponer de tus archivos en cualquier parte, en todo momento y desde cualquier dispositivo, con la única condición de que se encuentre conectado a Internet, son los llamados servicios de almacenamiento de la Nube.

Google Drive y Dropbox, al igual que otros como SkyDrive, Box, iCloud o Mega, son sistemas de almacenamiento de información que se encuentran en un servidor web, son herramientas que crean un espacio virtual en la nube, en el que podemos almacenar información de diferente tipo, acceder a ella desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y compartirla con otros usuarios.

¿Qué nos van a permitir estas herramientas?

El uso de estos sistemas de almacenamiento, te va a permitir:

Tener siempre disponibles tus documentos.

La información que almacenemos por ejemplo en Google Drive o Dropbox, estará disponible desde cualquier lugar del mundo en donde tengamos Internet, esto es especialmente interesante, si habitualmente utilizas varios dispositivos como tu Smartphone, el ordenador del centro donde trabajas y tu propio equipo.

Puedes comenzar a editar un documento, por ejemplo desde el ordenador de tu centro educativo, finalizarlo en casa, y mostrarlo más tarde a los alumnos en el aula, sin necesidad de utilizar el correo electrónico y con la seguridad de estar trabajando o visualizando siempre la versión actualizada de ese documento.

Seguridad.

La nube también te permite, tener una copia de seguridad en tiempo real de tu información.

Compartir archivos.

Estas herramientas son muy útiles, para compartir archivos de gran tamaño, que no podrías enviar por email directamente.

Trabajar en equipo sobre unos mismos documentos.

Dropbox y Google Drive, así como otras herramientas similares, te van a permitir compartir con otras personas carpetas de archivos de diferente tipo, trabajar en ellos de forma simultánea y disponer todos a tiempo real de una versión actualizada de los mismos.

Mover información de un dispositivo a otro.

Otra utilidad de estos tipos de almacenamiento es que te permite por ejemplo pasar información de forma muy sencilla y rápida de un ordenador a otro.

2. Dropbox.

Dropbox es el servicio de almacenamiento en la nube más conocido, ofrece 2 Gb gratis de almacenamiento, que puedes aumentar con 500 Mb por cada amigo que invitemos y cree una cuenta propia, hasta un límite de 16 Gb.

Para utilizar Dropbox, en primer lugar, hay que registrarse en el siguiente sitio web:

https://www.dropbox.com/

Una vez que nos registremos, nos aparecerá la opción de descargar la aplicación de Dropbox en nuestro equipo, esto, como veremos más adelante es muy recomendable, pero podemos hacerlo en este momento o más tarde.Para usar Dropbox tienes dos opciones, acceder siempre desde el sitio web para visualizar información, compartirla, etc, o instalar la aplicación, al respecto te hacemos la siguiente recomendación:

Acceso a nuestra cuenta Dropbox a través del sitio web:

Una vez que nos registremos, podemos acceder a nuestra cuenta de Dropbox a través del sitio web: https://www.dropbox.com/

Y visualizaremos la siguiente pantalla:

Como podéis ver en la ilustración, en la parte superior de la pantalla nos encontramos un menú a través del cual podremos subir documentos, crear carpetas, compartir esas carpetas y eliminarlas.

El menú de la parte izquierda, nos permitirá entre otras cosas:visualizar los más recientes, (1)
visualizar todas nuestras carpetas y archivos, (2)
visualizar solo las imágenes presentes en nuestro Dropbox, (3)

ver las carpetas compartidas y las personas que tienen acceso a las mismas, (4)

consultar los vínculos que hemos creado, así como compartirlos de nuevo o eliminarlos, (5)

ver los archivos o carpetas eliminadas con la opción de restaurarlos, sólo disponible durante… (6)

A partir de este menú de la izquierda, puedes acceder también a otras utilidades de Dropbox, especialmente orientada al uso profesional del mismo y que pueden resultarte muy útiles, son:

Crear equipos y grupos de trabajo dentro de una entidad u organización, (7)

Es una nueva opción de Dropbox, disponible para cuentas gratuitas y de pago, que permite la creación de carpetas de equipo, que son carpetas para toda la empresa u organización que se comparte de manera automática con los miembros de un equipo.

Los cambios realizados en un archivo de la carpeta de equipo se reflejarán en la cuenta de Dropbox de trabajo de cada miembro del equipo.

Los miembros de un equipo pueden conectar una cuenta personal y de trabajo de Dropbox, y alternar fácilmente entre las dos.

El grupo, dentro de la opción equipo, es una lista predefinida de personas, que te permitirá compartir archivos o carpetas con todas ellas mediante un solo clic, en vez de tener que añadir a compañeros de uno en uno.

Paper, (8)

Este es un servicio, que a fecha de noviembre 2015, se encuentra en fase beta, pero que merece la pena probar. Dropbox Paper, te permite la creación y edición de documentos entre varias personas, por lo que está muy enfocado al trabajo colaborativo. Lo más interesante de este nuevo servicio, es que permite que los usuarios agreguen al documento archivos, imágenes o vídeos almacenados en su carpeta de Dropbox. Asimismo, dentro de estos documentos, puedes hacer mención a otros usuarios con acceso al mismo para que haga cambios o deje comentarios.

Solicitudes de archivos, (9)

Las solicitudes de archivos te permiten recopilar y recibir archivos de cualquier tamaño y de cualquier usuario directamente en tu Dropbox, aunque esa persona, no disponga de cuenta personal.

Las solicitudes de archivos es una solución perfecta por ejemplo para:

recibir un archivo de gran tamaño (hasta 2 Gb si tienes una cuenta gratuita y 10 Gb si tienes una cuenta Dropbox Pro)
recibir una colección de archivos
recopilar fotos después de un evento especial
solicitar envíos a compañeros o alumnos, indicando si quieres una fecha límite para el envío

Esta utilidad de Dropbox te permite:

Organizarlo todo en un mismo lugar: independientemente de si recopilas archivos de una persona o por ejemplo de un grupo de clase, todos los archivos se organizan automáticamente en una sola carpeta de Dropbox.
Conservar la privacidad de tus documentos: las personas que suban archivos a tu solicitud de archivos no pueden acceder a tu Dropbox. Solo tú podrás ver los archivos que suban otras personas a menos que decidas compartirlos.

La aplicación de Dropbox en tu equipo:

Te recomendamos, para facilitar el trabajo diario con esta herramienta, el instalar la aplicación de Dropbox en tu equipo, ya que esto te permitirá visualizar Dropbox como una carpeta más dentro de tu ordenador y por lo tanto trabajar con sus archivos y carpetas de una forma sencilla tal y como lo haces con el resto de información que dispones en el mismo.

Para proceder a la instalación en el momento del registro, seguiremos los siguientes pasos:

Una vez guardado el archivo en nuestro equipo, haremos clic sobre él y pulsaremos sobre ejecutar.La aplicación, también puede instalarse desde el propio sitio web de Dropbox, una vez que accedamos con nuestra cuenta, haciendo clic en el siguiente enlace:

Cuando tengamos instalada la aplicación, tendremos acceso a nuestro Dropbox sin tener que entrar en el sitio web, lo visualizaremos de la siguiente forma al acceder a nuestro equipo.

También nos aparecerá un icono de Dropbox en la parte inferior derecha de la pantalla de nuestro equipo, desde el que podremos visualizar los últimos documentos visualizados y podremos acceder tanto al sitio web de Dropbox como a nuestra carpeta completa.

Cuando modificas o añades algún archivo o carpeta en tu Dropbox, este se sincroniza (actualiza) automáticamente, es decir, podrás visualizar este archivo modificado o esta nueva carpeta desde todos los equipos donde tengas instalada la aplicación y desde el sitio web.

Esta sincronización ocurre siempre y cuando todos los dispositivos en los que tengas instalados la aplicación estén conectados a Internet, si no es así la actualización de documentos se producirá al conectarlo a la red.

Del mismo modo, cuando alguien con el que compartes una carpeta añada o modifique algún archivo, te aparecerá en tu equipo un mensaje como el que se muestra en la siguiente ilustración.

3. Google Drive.

Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en la nube, creado por Google.

Para acceder a Google Drive, tan solo hay que tener una cuenta de Google, es un servicio gratuito, en el que dispones de 15 Gb de espacio de almacenamiento en total para compartir entre Google Drive, Gmail y Google Fotos.

Existe la posibilidad, si necesitas más espacio de almacenamiento de comprar un plan de almacenamiento.

Para acceder a Google Drive, tan solo hay que entrar en la página principal de Google (https://www.google.es/) e iniciar sesión con tu cuenta de Gmail, indicando:

A continuación, desde el menú de aplicaciones de Google, situado en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionaremos Google Drive.

Desde la pantalla principal de Google Drive, concretamente desde My Drive, que aparece en la parte superior de la pantalla, podremos realizar por ejemplo las acciones siguientes:Crear carpetas
Subir archivos
Crear documentos de texto, diapositivas, formularios…

Desde el menú de la izquierda, podremos realizar estas otras accione s:

Acceder a todos mis documentos y carpetas en Google Drive (1)
Visualizar los archivos o carpetas que tengo compartidas (2)
Visualizar las fotos que tengo en Google Photos (3)
Consultar los documentos recientes (4)
Ver los documentos eliminados (5)
Conseguir la aplicación de Google Drive para nuestro equipo (6)

Desde My Drive, seleccionando cualquiera de nuestros documentos podremos:

Crear un enlace a dicho documento (a)
Compartirlo con otras personas indicando su correo electrónico (b), desde la ventana que se abre, podemos determinar las acciones que les vamos a permitir a esas personas.
Visualizarlo (c)
Eliminarlo (d)
Abrir con un determinado programa (e)
Moverlo de carpeta (f)
Añadir a favoritos (g)
Renombrar (h)
Hacer una copia (i)

Si descargamos la aplicación en nuestro equipo, al igual que pasaba con Dropbox, nos aparece en nuestro ordenador:

En la parte inferior de nuestra pantalla, también aparece un icono desde el que podremos acceder o bien a la carpeta de Google Drive en nuestro equipo o al sitio web de esta herramienta:

Por último, comentarte que Google Drive te permite conectar con más aplicaciones. Puedes buscar las que más te interesen por categorías a través de la siguiente pantalla: