BLOQUE 5. HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD EN LA EDUCACIÓN: EVERNOTE.

1. Técnicas y herramientas imprescindibles.

Evernote, es una de las herramientas, que podemos considerar imprescindibles, por su fácil manejo y por la cantidad de posibilidades que tiene.

En este bloque analizaremos y describiremos muchas de ellas.

2. ¿Qué es Evernote?

Evernote, es una aplicación informática multiplataforma que te permite entre otras cosas:

• Tomar notas, es decir, recopilar o generar información sobre un determinado tema, para consultarlo en otro momento o desde otro equipo.
• Incluir en esas notas, información de todo tipo, imágenes, documentos en pdf, sonidos, contenido web, etc.

Todo lo que haces en Evernote queda guardado y sincronizado en la nube, por lo que podrás acceder a él, desde cualquier dispositivo o equipo con conexión a Internet.

3. Registro en Evernote.

Para registrarse en Evernote, accede al siguiente sitio web: https://evernote.com/intl/es/

e introduce un correo electrónico y una contraseña, después haz clic en regístrate.

A continuación se abre una ventana, desde la cual podrás instalar Evernote en tu equipo (1), instalar Evernote Web Clipper (2) o continuar en el sitio web (3).

Si decides continuar en el sitio web, ten en cuenta que las acciones (1) y (2), podrás realizarlas más tarde.

Si accedes a Evernote desde su sitio web: http://blog.evernote.com/es/?redirect

Accederás a la siguiente pantalla:

Si por el contrario accedes desde la aplicación de tu equipo, el entorno presenta el siguiente aspecto:

4. Las notas y las libretas en Evernote.

En Evernote, crearemos notas, y las organizaremos por libretas, y pilas de libretas (agrupaciones de libretas).

Como veremos también más adelante, otra forma de organizar las notas es haciendo uso de las etiquetas.

En cada una de nuestras libretas podremos anotar toda la información que queramos, así como añadir capturas de web, imágenes, documentos PDF o notas de voz. Las libretas, así como las notas individuales, las podremos agrupar, compartir o enlazar entre sí.

Cómo crear una nota nueva y consultar las existentes:

Para crear una nota nueva desde el sitio web, haremos clic en nueva, y se abrirá una pantalla, desde la que podremos escribir la información que consideremos, desde esta pantalla, también podremos realizar acciones como compartir esa nota.

Cuando hayamos terminado, haremos clic en listo.

Desde la aplicación de nuestro equipo, entraremos en archivo y seleccionaremos Nueva Nota, se abre una pantalla, parecida a la que se muestra en el sitio web, desde la que podremos incluir información y compartirla.

Para visualizar todas nuestras notas, accederemos dentro del menú de la izquierda, a Notas, y desde aquí podremos entrar en cada una de ellas y editarlas, compartirlas y/o etiquetarlas.

Cómo crear una libreta nueva y consultar las existencias:

Para crear y consultar las libretas que tengamos dentro de nuestro Evernote, accederemos dentro del menú de la izquierda, a libretas, y se activará una pantalla, desde la que podremos crear nuevas libretas, eliminarlas, y ver un listado de las que ya tenemos.

Junto al nombre de cada libreta, visualizaremos también, el número de notas que contiene.

Las pilas de libretas:

Las libretas de una temática común, pueden agruparse en pilas, para lo cual desde el sitio web o desde la aplicación de Evernote en tu equipo, dentro del menú libretas, arrastraremos una de las libretas que queramos agrupar, sobre la otra, tal y como se indica en la siguiente ilustración:

Uso de las etiquetas en Evernote:

Podemos definir etiqueta, como una palabra o texto descriptivo, que se aplica a una nota, y que permite su clasificación y posterior búsqueda.

El uso de etiquetas en Evernote, te permite clasificar y jerarquizar tus notas, en base a varios conceptos y por lo tanto mejora los resultados de las búsquedas.

El uso de las etiquetas, es especialmente interesante, cuando el número de notas que tienes en tu Evernote es muy elevado.

Con respecto a las etiquetas, te recomendamos que tengas en cuenta a priori, las siguientes consideraciones:

• Singular o plural: Es importante decidir desde el principio, si vamos a usar el singular o el plural de una palabra a la hora de etiquetar y así evitar duplicados de un mismo concepto. Ejemplo: actividad/actividades.
• Los acentos de puntuación o palabras mal escritas: Has de tener presente, que si escribes como etiqueta una palabra con acento “formación” y más tarde la vuelves a escribir sin acento “formacion”, Evernote creará dos etiquetas diferentes. Lo recomendable es buscar y borrar la etiqueta errónea de inmediato.
• El idioma: Esta decisión es importante para las personas bilingües o personas que hablan a diario varios idiomas. De lo contrario de forma inconsciente te encuentras con etiquetas iguales “examen” en castellano y “test” en inglés.
• Etiquetas frecuentes: Usa delante signos como exclamación !, asterisco *: Evernote, clasifica por defecto las etiquetas por orden alfabético, si quieres que aparezcan las etiquetas que usas con más frecuencia como las primeras de la lista en tu jerarquía, puedes resolverlo, colocando el signo de exclamación o el signo de asterisco delante del nombre. Esto mismo puedes hacerlo con las libretas y las pilas de libretas.
• Define y sigue una secuencia mental consistente a la hora de etiquetar: Para no olvidar etiquetas, se puede intentar seguir una secuencia mental de los atributos que deseas incluir generalmente en una nota. Por ejemplo, una secuencia para etiquetar un determinado tema de clase podría ser:
  • Proyecto general al que pertenece el tema: medio ambiente
  • Tema específico de la lección dentro del proyecto: “cambio climático”
  • Curso: 1º Bachillerato
  • Asignatura: Técnicas experimentales en Ciencias
  • Tipo de contenido: “manual”
  • Año del curso escolar: “2015”

Para añadir etiquetas, tanto en el sitio web como en la aplicación de Evernote del equipo, haremos clic en Etiquetas y dentro de esta en Nueva Etiqueta.

A continuación, escribiremos el nombre de la etiqueta, y esta se añadirá al listado de las mismas.

En la aplicación:

En el sitio web:

Otra forma de crear etiquetas, es a través de la ventana que se activa, cuando estamos creando o editando una nota, tal y como se muestra en las siguientes imágenes:

Las aplicaciones de Evernote:

Evernote cuenta con una serie de aplicaciones, que nos van a permitir aprovechar aún más el potencial de esta herramienta, algunas de ellas, las iremos comentando y describiendo en este bloque.

• Evernote Web Clipper: a través de una extensión web, que se instala en el navegador, nos permite guardar el elemento que se considere interesante de una web. Podemos guardar texto, imágenes, enlaces, y almacenarlo en nuestra cuenta de Evernote.
• Skitch: esta aplicación nos permite crear anotaciones de forma muy sencilla, añadiendo notas, flechas y otras formas, a fotos, mapas y capturas de pantalla.
• Pocket: Permite guardar artículos, vídeos, así como cualquier información que encontremos en Internet.
• Evernote Clearly: esta aplicación nos permite concentrarnos en el contenido de las páginas que consultamos, eliminando publicidad y elementos decorativos, también nos permite guardar las webs a través de un botón, en un anotador de Evernote.

5. Captura de contenido web.

Instalación de la extensión Evernote Web Clipper en el navegador:

Para la captura de contenido web, utilizaremos Evernote Web Clipper, esta aplicación te permitirá no solo capturar el enlace URL, sino que además captura una copia del contenido actual de la página en una nota, conservando el texto, las imágenes y los enlaces dentro de ella.

Para el uso de esta aplicación de Evernote, deberás instalar la extensión de Evernote Web Clipper en tu navegador. Podrás hacerlo a través del sitio web de Evernote o a través del sitio web de tu navegador como en el caso de Google Chrome y Mozilla Firefox.

Para Google Chrome: https://chrome.google.com/webstore/search/evernote?hl=es

Para Mozilla Firefox: https://addons.mozilla.org/es/firefox/addon/evernote-web-clipper/

Para Internet Explorer: https://evernote.com/intl/es/webclipper/

La primera vez que uses Evernote Web Clipper, te pedirá que inicies sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Evernote.

Una vez instalada esta extensión, estará siempre disponible en la barra de herramientas del navegador mientras navegas por Internet.

Cómo capturar contenido web:

Para capturar contenido web, cuando llegues a la página seleccionada, harás clic sobre el icono de Evernote Web Clipper, que se muestra como ya comentamos en la barra de herramientas, a continuación se abre un desplegable, en el que podrás elegir entre diferentes opciones:

• Artículo: Seleccionando esta opción, sólo se guardará la pieza principal de una página.
• Artículo simplificado: A través de esta opción, podrás guardar un artículo formateado para facilitar su lectura.
• Página completa: De esta forma, se incluirán menús y otros elementos adicionales de una página.
• Marcador: Utilizando la opción marcador se guardará el título, enlace, primer párrafo y una imagen a modo de marcador o favorito para consultar posteriormente.
• Captura de pantalla: Esta opción es similar a la página completa pero en formato de imagen.

Según la opción elegida, estos elementos serán guardados como una nota dentro de tu cuenta de Evernote.

6. Captura de archivos.

Evernote puede utilizarse como un repositorio de archivos. Los archivos se guardan en notas y el buscador es capaz de buscar texto dentro de imágenes, PDFs, documentos Office y archivos iWorks, facilitando la búsqueda de cualquier material o información, sin necesidad de recordar el nombre del fichero o la carpeta en que la guardaste.

Arrastrar y soltar en el icono de Evernote en el escritorio:

Para añadir un determinado archivo a Evernote, arrastraremos el archivo sobre el icono de Evernote, que en el ejemplo que se muestra a continuación, se encuentra como acceso directo en el escritorio.

En la cuenta gratuita el tamaño máximo de archivos dentro de una nota es de 25 MB, en la cuenta premium y Evernote Business es de 100 MB.

Importar un archivo desde dentro de una nota:

Evernote, también te ofrece la opción, dentro de las notas de importar archivos, esto lo haríamos de la siguiente forma:

PASO 1: Abrimos una nueva nota, o dentro de una nota ya existente, hacemos clic sobre el símbolo del clip que se encuentra, tal y como muestra la imagen, en la parte superior derecha del editor de la nota.

PASO 2: Seleccionaremos un archivo dentro de nuestro equipo, y haremos clic sobre él.

PASO 3: El archivo seleccionado aparece incrustado en la nota.

Si deseas añadir texto u otros archivos a una nota que contiene ya un archivo PDF abierto, para tu mayor comodidad puedes verlo como archivo adjunto. Simplemente haz clic derecho sobre el documento y selecciona “Ver como archivo adjunto” del menú desplegable. El archivo te aparecerá adjunto a la nota.

Importar archivos a una libreta específica de forma automática:

Evernote permite crear una carpeta en tu ordenador que importa automáticamente cualquier documento que guardes o arrastres en ella.

Esta función es bastante interesante, ya que te permite añadir rápidamente a Evernote archivos, o bien colgados en Internet o guardados en tu equipo.

Los pasos a seguir, para crear esta carpeta son:

PASO 1: Dentro de la aplicación, haremos clic en Herramientas, y seleccionaremos Importar Carpetas.

PASO 2: A continuación, seleccionaremos una carpeta dentro de nuestro equipo, en el ejemplo que se muestra en la imagen, he creado en mi escritorio una carpeta con el nombre EVERNOTE.

PASO 3: Una vez seleccionada la carpeta, se mostrará en la ventana, la cual nos permitirá también seleccionar la libreta de nuestra cuenta de Evernote donde queremos que se guarden estos archivos, así como la opción de que conserve el archivo importado también en la carpeta original

Capturar archivos que se encuentran en un correo electrónico:

Otra interesante utilidad que tiene Evernote, es la de guardar en tu cuenta, archivos que recibas por correo electrónico. Una vez capturados en Evernote, dentro de la misma nota podrás realizar diferentes acciones sobre él, como por ejemplo:

• añadir tareas,
• añadir comentarios, etc.

Para guardar un archivo que viene adjunto en un email, puedes reenviarlo a la cuenta de correo electrónico de Evernote que te asigna por defecto cuando te registras.

Para consultar tu cuenta personal de email en Evernote, haz clic sobre Herramientas y sobre Información de Cuenta.

A continuación, se abrirá una ventana en la cual podrás ver una cuenta de correo electrónico (nombre_de_usuario_9999dxs@m.evernote.com).

Te recomendamos que guardes este correo electrónico en los Contactos de tu cuenta de email para poder enviar archivos de todo tipo a Evernote rápidamente, sin haber de memorizar la dirección o escribirla repetidamente.

7. Captura de audios.

Dentro de las notas, también podemos incluir audio, para lo cual dentro de una nota, hacemos clic sobre el micrófono tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Se abre una serie de comandos, a través de los cuales, podrás iniciar la grabación.

Cuando finalicemos guardamos y para terminar haremos clic en guardar.

Y de esta forma, podremos ver el archivo o los archivos de audio guardados.

8. Captura de notas escritas y papeles.

Hay una aplicación, Evernote Scannable, que te permite capturar de forma rápida y fácil, todos los papeles que forman parte de tu trabajo o vida diaria, transformándolos en imágenes escaneadas de alta calidad, que podrás guardar en tu Evernote o compartir.

A fecha de noviembre de 2015, esta aplicación solo está disponible para iPhone y iPad.

9. Captura de imágenes y fotografías.

Evernote, te ofrece la opción, de adjuntar una carpeta de pantalla como imagen rápidamente a una nota. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:

PASO 1: Desde Nueva Nota, abriremos el desplegable y seleccionaremos Nueva Captura de Pantalla.

PASO 2: A continuación, visualizarás una cruz, haz clic y arrastra para cortar el trozo de pantalla que deseas guardar.

PASO 3: A continuación se abre una ventana desde la que puedes editar esa captura, cuando hayas finalizado, desde archivo deberás guardar y salir.

PASO 4: El área seleccionada quedará automáticamente guardada como una imagen en una nota de Evernote.

Capturas de pantalla con Evernote Web Clipper:

Desde esta aplicación de Evernote, también podrás realizar capturas de pantalla, para ello, harás clic en el icono de Evernote Web Clipper presente en tu navegador y seleccionarás captura de pantalla

A continuación seleccionarás un área dentro de la pantalla.

Y se abrirá una ventana desde la cual podrás editar la imagen que has capturados

Para finalizar harás clic en guardar y esa captura se incluirá en una nota de Evernote, con la posibilidad de incluir más información, como texto, archivos, audios, etc.

Captura de pantalla con Evernote Skitch:

Por último, para la captura de imágenes y fotografías, también se utiliza la aplicación:

Una vez que tengas instalada esta aplicación en tu equipo, seleccionarás en el desplegable captura de pantalla o bien captura de pantalla o pantalla completa.

A continuación seleccionarás el área que quieres capturar

Tendrás la opción de editarla a través de la siguiente ventana y de guardar en Evernote.

De este modo la captura se guarda como una nota de Evernote.

10. Compartir información guardada en Evernote.

Evernote permite compartir notas y libretas, lo que favorece el trabajo colaborativo por ejemplo entre docentes.

Compartir una nota:

Para compartir una nota, entrando en la misma, si haces clic en compartir aparecen varias opciones, como por ejemplo:

• compartir una nota con alguien, para lo cual deberás indicar su correo electrónico
• copiar la URL de la nota, para enviarla a alguien
• compartir a través de las redes
• o, enviar una copia.

También puedes compartir una nota desde el menú superior de la pantalla, haciendo clic en Nota y dentro del desplegable seleccionando compartir.

Compartir una libreta:

Para compartir una libreta desde la aplicación de Evernote, accederemos al listado de ellas, haciendo clic en libretas, tal y como se muestra en la imagen, en la parte derecha aparece un desplegable, desde el cual podrás compartir esa libreta o modificar el uso compartido de la misma.

Si seleccionamos compartir libreta, podremos, indicando el correo electrónico de una determinada persona, compartir la libreta con ella.

A través del uso compartido, podremos publicar una determinada libreta, es decir, crear un enlace público, para que otros usuarios puedan acceder a ella.

Desde el sitio web, procederemos de una forma similar, aunque el entorno se muestra algo diferente.

1. Accedemos al listado de libretas.
2. Hacemos clic en compartir con la libreta elegida.
3. Indicaremos correo electrónico de la persona con la que queramos compartir la libreta.

11. Cómo buscar en Evernote.

 Una de las utilidades más interesantes de Evernote, es la realización de búsquedas de información dentro de las notas.

 Evernote, cuenta con un potente buscador, que es capaz de leer el texto introducido dentro de las notas, filtrar por etiquetas, pero también es capaz de buscar texto dentro de documentos adjuntos, textos manuscritos y texto dentro de imágenes adjuntas.

 Los tipos de archivos en que se pueden realizar búsquedas en texto y escritura a mano son:

• Archivos PDF
• Archivos PDF escaneados
• Documentos
• Hojas de cálculo
• Presentaciones

Muchas de estas búsquedas sólo pueden realizarse con la cuenta Premium de Evernote.

A continuación, señalaremos dos sencillos ejemplos de búsquedas en Evernote.

Filtrar notas por etiquetas:

Para buscar notas, haciendo uso de las etiquetas, haremos clic en etiquetas y seleccionaremos la que queramos utilizar en la búsqueda.

 A continuación se muestran todas las notas que contienen esa etiqueta.

 Podemos acotar aún más la búsqueda, añadiendo más de una etiqueta.

Búsqueda por palabras clave:

Otro tipo de búsquedas que podemos hacer en Evernote es a través de palabras clave que indicaremos en el buscador de esta herramienta.

 De esta forma, podremos localizar las palabras en textos escritos, imágenes y documentos en pdf entre otros, tal y como se muestra en las siguientes imágenes.

(Sesión del martes 12 de abril de 2016)